Wann muss eine Rechnung gestellt werden? Fristen und Leistungsdatum

Viele Selbstständige und Unternehmen stellen Rechnungen dann aus, wenn gerade Zeit dafür ist, nach dem Auftrag, am Monatsende oder manchmal Wochen später. Das Steuerrecht hat dazu eine andere Vorstellung. Wer weiß, wann eine Rechnung spätestens ausgestellt werden muss und was das Leistungsdatum damit zu tun hat, vermeidet unnötige Risiken.

Die 14-Tage-Frist nach dem UStG

Paragraf 14 Absatz 2 UStG schreibt vor, dass Rechnungen über Umsätze gegenüber anderen Unternehmern oder juristischen Personen (B2B) innerhalb von 14 Tagen nach dem Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ausgestellt werden müssen.

Die Frist gilt auch bei:

• Bauleistungen gegenüber Privatpersonen
• anderen grundstücksbezogenen Leistungen gegenüber Privatpersonen

Bei Leistungen ausschließlich an Privatpersonen ohne Grundstücksbezug gibt es keine gesetzliche Rechnungsstellungspflicht, es sei denn, der Kunde verlangt ausdrücklich eine Rechnung.

Die 14-Tage-Frist beginnt mit dem Abschluss der Leistung, nicht mit dem Rechnungsdatum oder dem Zahlungseingang.

Leistungsdatum und Ausstellungsdatum

Auf jeder Rechnung müssen zwei Datumsangaben unterschieden werden:

Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde. Es erscheint in der Regel oben auf dem Dokument.

Das Leistungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem die Lieferung erfolgt oder die Dienstleistung erbracht wurde. Es kann mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmen, muss aber nicht.

Beispiel: Eine Webentwicklung wird am 30. April abgeschlossen. Die Rechnung wird am 10. Mai ausgestellt. Das Ausstellungsdatum ist der 10. Mai, das Leistungsdatum der 30. April. Beide Angaben müssen auf der Rechnung erscheinen.

Wenn beide Daten identisch sind, reicht der Vermerk “Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum”. Das spart Platz und vermeidet Verwechslungen.

Wann entsteht die Umsatzsteuer?

Der Entstehungszeitpunkt der Umsatzsteuer ist nicht dasselbe wie der Fälligkeitszeitpunkt. Die Steuer entsteht grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung erbracht wurde (Ist- oder Sollbesteuerung).

Bei der Sollbesteuerung (Regelfall für Unternehmen über bestimmten Umsatzgrenzen) entsteht die Umsatzsteuer mit Abschluss der Lieferung oder Leistung, unabhängig davon, ob und wann die Rechnung bezahlt wird.

Bei der Istbesteuerung (auf Antrag möglich) entsteht die Steuer erst mit dem Eingang der Zahlung. Das ist für kleinere Unternehmen oft liquiditätsschonender.

Anzahlungsrechnungen

Wenn ein Auftraggeber vor Leistungsbeginn einen Vorschuss zahlt, ist eine Anzahlungsrechnung auszustellen. Die Umsatzsteuer entsteht in diesem Fall bereits mit der Vereinnahmung des Geldbetrags, nicht erst mit der Fertigstellung des Auftrags.

Auf der Anzahlungsrechnung müssen genauso alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG stehen, also insbesondere eine Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und eine Beschreibung der zukünftigen Leistung.

Bei der Schlussrechnung wird die Anzahlung inklusive der darauf entfallenen Steuer abgezogen. Nur der verbleibende Rest ist neu zu besteuern.

Dauerleistungen und Abschlagsrechnungen

Bei Leistungen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, zum Beispiel Wartungsverträge oder Mietverträge, kann eine monatliche oder quartalsweise Abrechnung erfolgen. Das Leistungsdatum ist dann der letzte Tag des Abrechnungszeitraums.

Wenn ein Jahresvertrag in Quartalen abgerechnet wird, ist für jedes Quartal eine separate Rechnung mit dem entsprechenden Leistungsdatum auszustellen.

Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

Ausgestellte und empfangene Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Elektronische Rechnungen müssen in einem Format aufbewahrt werden, das die maschinelle Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherstellt.

Zahlungsziel und Fälligkeit

Das Zahlungsziel ist kein gesetzlich geregelter Begriff, aber kaufmännisch wichtig. Es gibt an, bis wann die Zahlung erwartet wird. Fehlt eine Angabe zum Zahlungsziel, gilt nach dem BGB automatisch eine 30-tägige Frist ab Rechnungserhalt.

Wer schneller bezahlt werden möchte, schreibt das Zahlungsziel konkret auf die Rechnung, zum Beispiel: “Zahlbar bis 30. Mai 2026.” Der Generator trägt das Zahlungsziel automatisch basierend auf dem Rechnungsdatum ein.

Fazit

Die Rechnungsstellung ist zeitlich keine freie Entscheidung. Im B2B-Bereich gilt die 14-Tage-Frist nach Leistungserbringung. Wer Leistungsdatum und Ausstellungsdatum korrekt unterscheidet und die Rechnung zeitnah ausstellt, bleibt steuerlich auf der sicheren Seite und vermeidet Diskussionen bei Betriebsprüfungen.