Pflichtangaben auf der Rechnung: Was muss draufstehen?

Eine korrekte Rechnung ist weit mehr als ein einfaches Zahlungsdokument. Sie ist ein steuerrechtlich relevantes Beleg, das dem Finanzamt gegenüber als Nachweis dient. Wer Pflichtangaben vergisst oder falsch einträgt, riskiert, dass sein Kunde den Vorsteuerabzug verliert. Das führt schnell zu Verärgerung, Nachfragen und im schlechtesten Fall zu einem Verlust des Auftrags.

Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) schreibt genau vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Wer diese Pflichtangaben kennt und konsequent umsetzt, ist auf der sicheren Seite.

Die Pflichtangaben im Überblick

1. Vollständiger Name und Anschrift

Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers enthalten. Das gilt ebenso für den Rechnungsempfänger. Abkürzungen oder Spitznamen reichen nicht aus. Bei Einzelunternehmen ist der bürgerliche Name des Inhabers anzugeben, auch wenn der Betrieb unter einem Geschäftsnamen bekannt ist.

2. Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer

Mindestens eine dieser Nummern muss auf der Rechnung stehen. Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU wichtig. Wer beide Nummern hat, kann frei wählen, welche er angibt.

3. Rechnungsdatum

Das Ausstellungsdatum der Rechnung ist Pflicht. Es ist nicht mit dem Leistungsdatum zu verwechseln.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. Diese muss nicht zwingend mit 1 beginnen, sie muss aber geordnet und nachvollziehbar sein. Lücken in der Nummerierung sind zulässig, solange sie erklärbar sind. Mehr zu diesem Thema findet sich im Beitrag zur Rechnungsnummerierung.

5. Menge und Art der Leistung

Die erbrachte Leistung oder die gelieferte Ware muss klar und eindeutig beschrieben werden. Allgemeine Formulierungen wie “Dienstleistung” oder “Material” reichen nicht aus. Die Beschreibung muss so konkret sein, dass das Finanzamt die Leistung zweifelsfrei zuordnen kann.

6. Leistungsdatum oder Lieferdatum

Das Datum, an dem die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde, ist gesondert anzugeben. Nur wenn Leistungsdatum und Rechnungsdatum übereinstimmen, genügt ein Hinweis wie “Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum”. In der Praxis ist es jedoch sicherer, das Datum immer explizit zu nennen.

7. Nettobetrag und Steuersatz

Der Nettobetrag ist das Entgelt vor Steuer. Daneben muss der angewendete Steuersatz (regulär 19 Prozent, ermäßigt 7 Prozent) eindeutig ausgewiesen sein. Wenn auf verschiedene Leistungen unterschiedliche Steuersätze anfallen, sind diese getrennt aufzuführen.

8. Ausgewiesener Steuerbetrag

Die Umsatzsteuer ist als konkreter Betrag in Euro auszuweisen. Ein Vermerk “inklusive 19 Prozent MwSt.” ohne Betrag reicht nicht aus.

9. Gesamtbetrag brutto

Der Bruttobetrag, also Netto plus Steuer, ist klar anzugeben.

Besondere Fälle

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach Paragraf 33 UStDV. Hier reichen Aussteller, Leistungsbeschreibung, Datum, Entgelt und Steuersatz aus. Diese Kleinstbetragsrechnungen kommen oft bei Bons und Quittungen vor.

Bei steuerfreien Leistungen nach Paragraf 4 UStG entfällt der Steuerausweis. Stattdessen sollte ein Hinweis auf den Befreiungsgrund angegeben werden.

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen an andere Unternehmer in der EU ist die USt-IdNr. des Empfängers anzugeben und der Hinweis auf die Steuerfreiheit nach Paragraf 4 Nr. 1b UStG aufzunehmen.

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

Viele Selbstständige vergessen das Leistungsdatum oder verwechseln es mit dem Rechnungsdatum. Andere geben eine ungenaue Leistungsbeschreibung an, die das Finanzamt nicht akzeptiert. Ein weiterer häufiger Fehler ist das Fehlen der Steuernummer, weil man angenommen hat, die USt-IdNr. ersetze sie automatisch. Das ist nicht korrekt: beide Nummern sind zulässig, aber mindestens eine muss vorhanden sein.

Mit dem Generator auf rechnungsvorlage-generator.de lassen sich alle Pflichtfelder strukturiert ausfüllen. Das Tool erinnert automatisch an fehlende Angaben, bevor die Rechnung exportiert wird.

Aufbewahrungspflicht

Rechnungen, die ein Unternehmer ausstellt oder erhält, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Aufbewahrung muss in lesbarer Form erfolgen, digitale Rechnungen dürfen also nicht einfach ausgedruckt und dann gelöscht werden.

Fazit

Die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG sind kein bürokratisches Hindernis, sondern schützen alle Beteiligten. Wer sie kennt und konsequent anwendet, verhindert Steuerrückfragen, sichert dem Kunden den Vorsteuerabzug und stärkt das eigene professionelle Erscheinungsbild. Eine Vorlage, die alle Felder strukturiert vorgibt, ist dabei eine einfache und zuverlässige Hilfe.