Umsatzsteuer auf der Rechnung: 19 und 7 Prozent korrekt ausweisen

Die Umsatzsteuer ist für die meisten Unternehmer ein tägliches Thema. Dabei geht es nicht nur darum, den richtigen Betrag zu berechnen, sondern auch darum, ihn auf der Rechnung korrekt auszuweisen. Fehler beim Steuersatz können teuer werden, für den Rechnungssteller ebenso wie für den Empfänger.

Der Regelsteuersatz: 19 Prozent

Der reguläre Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt 19 Prozent. Er gilt für alle Lieferungen und Leistungen, die nicht ausdrücklich einem ermäßigten Satz oder einer Steuerbefreiung unterliegen. In der Praxis bedeutet das: Wenn man sich nicht sicher ist, welcher Satz gilt, gilt in der Regel 19 Prozent.

Typische Beispiele für 19 Prozent sind Beratungsleistungen, Handwerkerarbeiten (sofern nicht haushaltsnahe Dienstleistungen), Software, Elektronik, Bekleidung und Möbel.

Der ermäßigte Steuersatz: 7 Prozent

Paragraf 12 Abs. 2 UStG in Verbindung mit Anlage 2 zum Gesetz listet alle Güter und Leistungen auf, für die nur 7 Prozent gelten. Die Liste ist lang und nicht immer intuitiv.

Eindeutige Fälle für den ermäßigten Satz sind:

• Lebensmittel (außer Getränke und Gaststättenleistungen mit Verzehr vor Ort)
• Bücher, Zeitungen, Zeitschriften (auch als E-Book oder digitaler Zugang)
• Kunstgegenstände, die vom Urheber selbst verkauft werden
• Eintrittskarten für Theater, Konzerte und Museen
• Personenbeförderung im Nahverkehr

Nicht ermäßigt sind dagegen alkoholische Getränke, Kosmetika, Reinigungsmittel und fast alle Dienstleistungen des Alltags.

Gaststätten: ein Sonderfall

Speisen, die zum Mitnehmen abgegeben werden, unterliegen 7 Prozent. Werden dieselben Speisen im Restaurant serviert und vor Ort gegessen, gilt seit der Rückkehr zur Regelbesteuerung nach den Corona-Sonderregelungen wieder 19 Prozent. Getränke im Restaurant unterlagen immer dem Regelsteuersatz.

Dieser Unterschied sorgt regelmäßig für Unsicherheit. Wer einen Imbiss oder ein Restaurant betreibt, muss auf der Rechnung zwischen Speisen zum Verzehr vor Ort und Mitnahme unterscheiden.

Wie wird die Steuer auf der Rechnung ausgewiesen?

Auf der Rechnung muss der Steuersatz explizit genannt werden, also “19 Prozent” oder “7 Prozent”, nicht nur der Betrag. Daneben ist der konkrete Steuerbetrag in Euro auszuweisen.

Ein typischer Rechnungsblock sieht so aus:

Nettobetrag: 500,00 Euro
Umsatzsteuer 19 Prozent: 95,00 Euro
Gesamtbetrag brutto: 595,00 Euro

Wenn eine Rechnung Positionen mit verschiedenen Steuersätzen enthält, sind diese getrennt aufzuführen. Also zum Beispiel eine Zeile für 19 Prozent und eine separate für 7 Prozent, jeweils mit dem zugehörigen Nettobetrag und dem daraus berechneten Steuerbetrag.

Gemischte Rechnungen mit mehreren Steuersätzen

Ein Handwerker, der Werkzeug kauft und weiterberechnet (19 Prozent), gleichzeitig aber einen Catering-Service für die Baustelle erbringt (eventuell 7 Prozent auf Speisen), muss die Positionen auf der Rechnung klar trennen. Ebenso ein Verleger, der Bücher (7 Prozent) und Merchandise-Artikel (19 Prozent) gemeinsam fakturiert.

Die Summen müssen für jeden Steuersatz gesondert ausgewiesen sein. Ein pauschaler Mischsatz ist nicht zulässig.

Steuerbefreite Leistungen

Manche Leistungen sind nach Paragraf 4 UStG komplett von der Umsatzsteuer befreit, etwa Ärzte, Zahnärzte, bestimmte Bildungseinrichtungen oder Grundstücksvermietungen. Hier wird weder 7 noch 19 Prozent ausgewiesen. Stattdessen enthält die Rechnung einen Hinweis auf den Befreiungsgrund, zum Beispiel “steuerfreie Leistung nach Paragraf 4 Nr. 14 UStG”.

Steuersatz falsch ausgewiesen: Was nun?

Wenn ein falscher Steuersatz ausgewiesen wurde, muss eine Korrekturrechnung erstellt werden. Die ursprüngliche Rechnung wird storniert, und eine neue mit der richtigen Steuer wird ausgestellt. Die Korrekturrechnung erhält eine neue Nummer und verweist auf die ursprüngliche Rechnung.

Wer einen zu hohen Steuersatz ausgewiesen hat, schuldet dem Finanzamt den zu viel ausgewiesenen Betrag. Eine Stornierung ist daher nicht nur eine buchhalterische Formalität, sondern finanziell relevant.

Der Generator auf rechnungsvorlage-generator.de erlaubt die separate Erfassung von Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen und berechnet die jeweiligen Steuerbeträge automatisch. Das reduziert Rechenfehler und spart Zeit.

Fazit

Den richtigen Steuersatz anzuwenden ist eine Grundpflicht jedes umsatzsteuerpflichtigen Unternehmers. Im Zweifelsfall gelten 19 Prozent. Für Lebensmittel, Bücher und bestimmte Kulturleistungen gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent. Wer bei gemischten Rechnungen sauber trennt und den Steuerbetrag konkret ausweist, hat gegenüber dem Finanzamt und dem Kunden nichts zu befürchten.