E-Rechnungspflicht 2025: XRechnung und ZUGFeRD im B2B-Bereich

Das Wachstumschancengesetz hat eine weitreichende Änderung im deutschen Rechnungswesen eingeleitet: die schrittweise Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnung im inländischen B2B-Bereich. Wer Geschäftskunden in Deutschland beliefert oder Leistungen für sie erbringt, muss sich mit dem Thema auseinandersetzen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine eingescannte Papierrechnung und kein einfaches PDF. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist ein strukturiertes Datenformat, das maschinenlesbar ist und dem europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das bedeutet: Die Rechnungsdaten liegen in einem definierten XML-Schema vor, das Buchhaltungssoftware direkt verarbeiten kann, ohne dass ein Mensch die Zahlen abtippen muss.

Die Formate: XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert.

XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format. Es sieht für einen menschlichen Leser wie Code aus, enthält aber alle Rechnungsdaten in strukturierter Form. XRechnung ist das Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden seit 2020 und gilt als der deutsche Standard für die öffentliche Verwaltung.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert zwei Ebenen: Eine menschenlesbare PDF/A-Ansicht und ein eingebettetes XML im EN-16931-Format. Das bedeutet, der Empfänger kann die Rechnung wie ein normales PDF öffnen und lesen, während die Buchhaltungssoftware das enthaltene XML automatisch verarbeitet. ZUGFeRD in der Version 2.3.2 gilt als vollständig konform mit den gesetzlichen Anforderungen.

Beide Formate sind für die deutsche E-Rechnungspflicht grundsätzlich geeignet. ZUGFeRD hat in der Praxis den Vorteil, dass es einen sanften Übergang ermöglicht: Wer die Rechnungen noch manuell prüfen will, kann das PDF öffnen. Wer automatisiert verarbeiten will, nutzt das XML.

Wer ist betroffen und ab wann?

Die Regelung gilt ausschließlich für inländische B2B-Umsätze. Das bedeutet: beide Vertragsparteien müssen im Inland ansässig sein, und es muss sich um einen Umsatz zwischen Unternehmern handeln. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Grenzüberschreitende Rechnungen innerhalb der EU folgen anderen Regelungen.

1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Eine Ablehnungsmöglichkeit besteht nicht mehr. Wer Rechnungen ausschließlich per Post oder als einfaches PDF versendet und einen Empfänger hat, der E-Rechnungen fordert, muss umstellen.

1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen aktiv versenden.

1. Januar 2028: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden, unabhängig vom Umsatz.

Für die Übergangszeit bis Ende 2026 dürfen Unternehmen unterhalb der Umsatzgrenze noch Papierrechnungen und PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2028 gilt die Versandpflicht ohne Ausnahme.

Was muss sich im Betrieb ändern?

Auf der Empfangsseite ist der erste Schritt, eine E-Mail-Adresse oder ein Eingangsportal zu definieren, das E-Rechnungen entgegennimmt. Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen inzwischen den Import von XRechnung und ZUGFeRD. Wer noch keine passende Software hat, sollte das spätestens jetzt prüfen.

Auf der Versandseite hängt der Zeitplan vom Umsatz ab. Wer unter 800.000 Euro liegt, hat bis Ende 2026 Zeit. Trotzdem ist es sinnvoll, frühzeitig ein geeignetes Rechnungsprogramm oder einen Generator zu nutzen, der E-Rechnungen im richtigen Format ausstellen kann.

Der Generator auf rechnungsvorlage-generator.de wird um E-Rechnungs-Unterstützung erweitert, damit Nutzer ihre Rechnungen direkt gesetzeskonform exportieren können.

Was ändert sich nicht?

Die inhaltlichen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG bleiben unverändert. Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Steuerausweis sind weiterhin gesetzlich vorgeschrieben. Die E-Rechnung ist lediglich ein anderes Trägerformat für dieselben Informationen.

Auch die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren bleibt bestehen. E-Rechnungen müssen in einem Format aufbewahrt werden, das ihre Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum sicherstellt.

Warum jetzt handeln?

Wer wartet, bis die Versandpflicht kommt, riskiert, dass die technische Umstellung unter Zeitdruck erfolgen muss. Die Umstellung von Rechnungsprozessen betrifft nicht nur die Software, sondern auch die internen Abläufe: Wer genehmigt Rechnungen, wie werden Belege archiviert, wie werden Eingangsrechnungen mit Bestellungen abgeglichen?

Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnung umstellen, profitieren außerdem von schnelleren Zahlungsläufen und weniger manuellem Aufwand in der Buchhaltung.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine bürokratische Schikane, sondern ein konkreter Schritt zur Automatisierung von Rechnungsprozessen. XRechnung und ZUGFeRD sind die etablierten deutschen Formate. Wer jetzt eine E-Rechnungs-fähige Software einsetzt und die Empfangsinfrastruktur aufbaut, ist bestens vorbereitet, wenn die Versandpflicht greift.