Digitale Rechnung archivieren: GoBD-konforme Aufbewahrung erklärt

Das Büro papierlos zu halten ist das Ziel vieler Selbstständiger und kleiner Unternehmen. Rechnungen digital zu empfangen, zu verarbeiten und zu speichern ist technisch kein Problem mehr. Was viele unterschätzen: Die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Archivierung sind deutlich strenger als die bloße Ablage in einem Ordner auf der Festplatte.

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, schreiben vor, wie digitale Belege aufbewahrt werden müssen. Wer diese Regeln nicht einhält, riskiert bei einer Betriebsprüfung, dass Belege aberkannt und Betriebsausgaben nicht anerkannt werden.

Was die GoBD fordern

Die GoBD wurden zuletzt 2019 überarbeitet und gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen sowie für Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung. Für die digitale Rechnungsarchivierung sind vor allem vier Grundsätze relevant.

Unveränderbarkeit

Ein digital gespeicherter Beleg darf nach der Archivierung nicht mehr verändert werden. Das klingt selbstverständlich, ist in der Praxis aber eine häufige Fehlerquelle. Eine PDF-Datei, die mit gängigen PDF-Programmen nachbearbeitet werden kann, ist allein durch das Format noch nicht revisionssicher. Erst ein System, das Änderungen technisch verhindert oder lückenlos protokolliert, erfüllt diese Anforderung.

Vollständigkeit

Alle Belege müssen vollständig archiviert werden. Das bedeutet: Keine selektive Ablage. Auch Gutschriften, Stornorechnungen und Korrekturrechnungen gehören ins Archiv. Ebenso E-Mails, die als Begleitdokument zu einer Rechnung relevant sind, zum Beispiel die E-Mail mit der Auftragsbestätigung.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Das Archiv muss so strukturiert sein, dass ein sachkundiger Dritter innerhalb angemessener Zeit alle Belege auffinden und prüfen kann. Das schließt ein sinnvolles Ablagesystem, eine Verfahrensdokumentation und klare Benennungskonventionen für Dateien ein.

Maschinelle Auswertbarkeit

Wenn das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Datenzugriff verlangt, muss der Unternehmer die Daten in maschinenlesbarer Form bereitstellen. Belege, die nur ausgedruckt vorliegen, erfüllen diese Anforderung nicht. Digitale Belege müssen in einem Format archiviert werden, das maschinell ausgewertet werden kann.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Die zentrale Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 10 Jahre. Sie ergibt sich aus Paragraf 147 Abgabenordnung. Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.

Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden. Wird sie vorher gelöscht oder vernichtet, liegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht vor.

Für Handelsunternehmen gilt ergänzend Paragraf 257 Handelsgesetzbuch mit derselben 10-Jahres-Frist. Für bestimmte andere Dokumente wie Verträge gelten unter Umständen andere Fristen, aber für Rechnungen ist die 10-Jahres-Regel eindeutig.

Empfohlene Formate für die digitale Archivierung

Die GoBD schreiben kein bestimmtes Dateiformat vor. Sie verlangen aber, dass Belege dauerhaft lesbar, unveränderbar und vollständig sind. In der Praxis haben sich folgende Formate bewährt:

PDF/A ist das empfohlene Archivformat. PDF/A (ISO 19005) ist speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt worden. Es stellt sicher, dass alle für die Darstellung notwendigen Daten in der Datei selbst enthalten sind, also Schriften, Farbprofile und Metadaten. Externes Nachladen ist ausgeschlossen.

ZUGFeRD und XRechnung sind strukturierte Rechnungsformate, die neben dem visuellen Inhalt auch maschinenlesbare XML-Daten enthalten. Sie werden im Bereich der E-Rechnung zunehmend relevant, seit die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich seit 2025 schrittweise eingeführt wird.

Einfache PDFs, die mit handelsüblichen Programmen veränderbar sind, reichen als Archivformat nicht aus, es sei denn, sie werden in einem System gespeichert, das Veränderungen verhindert.

Praktische Umsetzung für Selbstständige

Kleine Unternehmen und Freelancer müssen keine komplexe DMS-Software einsetzen, um GoBD-konform zu archivieren. Folgende Ansätze sind praxistauglich.

Buchführungssoftware mit integriertem Belegarchiv: Programme wie Lexware, DATEV oder sevDesk bieten revisionssichere Belegarchivierung als Funktion. Belege werden beim Upload mit Zeitstempel versehen und unveränderbar gespeichert.

Cloud-Storage mit Versionierung: Dienste wie Google Drive oder Microsoft OneDrive bieten Versionsverlauf. Das allein macht einen Ordner noch nicht GoBD-konform, ist aber ein hilfreicher Baustein, wenn das Gesamtsystem dokumentiert ist.

Lokale Archivierung mit Backup: Wer lokal archiviert, braucht mindestens ein automatisches Backup auf ein separates Medium oder in die Cloud. Eine externe Festplatte, die einmal im Jahr aktualisiert wird, reicht nicht. Die GoBD verlangen, dass Belege jederzeit und innerhalb angemessener Zeit wieder zugänglich sind.

E-Rechnung ab 2025 und ihre Bedeutung für die Archivierung

Seit Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Ab 2027 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen auch senden. Die strukturierten Formate ZUGFeRD und XRechnung enthalten XML-Daten, die digital archiviert und maschinell ausgewertet werden müssen.

Wer jetzt eine ordentliche Archivierungsstruktur aufbaut, ist auf diese Entwicklung vorbereitet. Rechnungen, die über den Generator auf rechnungsvorlage-generator.de erstellt werden, können als PDF gespeichert und in das eigene Archiv übertragen werden.

Verfahrensdokumentation: Was das bedeutet

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation für alle wesentlichen Prozesse im Rechnungswesen. Das klingt aufwendiger als es ist. Für kleine Unternehmen reicht ein einfaches Textdokument, das beschreibt:

• Wie Belege empfangen werden (per Post, per E-Mail, per Scan)
• Wie sie verarbeitet und abgelegt werden
• Wie das Archiv strukturiert ist
• Wie Backups durchgeführt werden

Diese Dokumentation muss nicht zertifiziert werden. Sie muss aber vorhanden sein und beim Betriebsprüfer vorgelegt werden können.

Fazit

Digitale Rechnungsarchivierung ist kein optionaler Zusatz, sondern eine gesetzliche Pflicht mit klaren Spielregeln. Wer die vier GoBD-Grundsätze kennt, ein geeignetes Format und System wählt und die 10-Jahres-Frist im Blick behält, ist gut aufgestellt. Die Einrichtung eines ordentlichen Archivs braucht einmalig etwas Zeit, spart danach aber bei jeder Betriebsprüfung erheblichen Aufwand.