XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format ist das richtige?

Mit dem Wachstum der elektronischen Rechnung sind in Deutschland zwei Formate in den Fokus gerückt: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfullen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich aber grundlegend in Struktur, Anwendungsbereich und praktischer Handhabung. Wer versteht, wie sie sich unterscheiden, kann das richtige Format für seinen Anwendungsfall wählen.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das vom Bundesministerium des Innern für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern (B2G) entwickelt wurde. Die Datei enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten, kein visuelles Layout. Ein Mensch, der eine XRechnung öffnet, sieht zunächst nur XML-Code.

Genau das ist gewollt: XRechnung soll vollständig automatisiert verarbeitbar sein, ohne manuellen Eingriff in Buchführungssysteme, Bestell- und Genehmigungsprozesse.

Seit November 2020 sind Bundesbehörden verpflichtet, XRechnungen zu empfangen. Für Aufträge ab bestimmten Schwellenwerten müssen Lieferanten ihre Rechnungen im XRechnung-Format einreichen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei nach EN 16931. Das Ergebnis ist eine PDF-Datei, die für Menschen lesbar ist und gleichzeitig maschinenlesbare Daten enthält.

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die unterschiedliche Detailgrade abbilden:

• MINIMUM: reduzierter Datensatz, nicht vorsteuerabzugsberechtigt
• BASIC: Basisanforderungen
• EN 16931: vollständiger europäischer Standard, für die meisten Anwendungsfälle geeignet
• EXTENDED: um zusätzliche Felder erweiterter Standard für spezifische Branchen

Für die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist das Profil EN 16931 oder EXTENDED relevant.

Der wesentliche Unterschied: Menschenlesbarkeit

Der praktisch bedeutsamste Unterschied liegt in der Menschenlesbarkeit. ZUGFeRD liefert immer auch ein PDF mit, das ohne spezielle Software geöffnet und gelesen werden kann. XRechnung dagegen ist eine reine Datendatei. Wer eine XRechnung ohne geeignete Software erhält, kann sie nicht ohne weiteres lesen.

Für Unternehmen, die sowohl mit Softwaresystemen als auch mit Sachbearbeitern ohne spezielle Tools arbeiten, ist ZUGFeRD oft der praktischere Einstieg.

Rechtliche Pflichten ab 2025

Das Jahressteuergesetz 2024 hat in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2028.

Zulässige Formate sind dabei alle Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das betrifft XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931 sowie andere konforme europäische Formate.

Eine einfache PDF-Rechnung ohne eingebettete XML-Daten gilt ab den jeweiligen Stichtagen nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Sie kann aber in bestimmten Konstellationen und Übergangsfristen weiterhin verwendet werden.

Welches Format wählen?

Eine einfache Entscheidungshilfe:

Rechnung an eine Bundesbehörde oder öffentliche Einrichtung? Dann ist XRechnung Pflicht. Die Einreichung erfolgt über das PEPPOL-Netzwerk oder das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (OZG-RE).

Rechnung an einen Geschäftskunden im B2B-Bereich? Dann ist ZUGFeRD in der Regel die benutzerfreundlichere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesen kann.

Rechnung an eine Privatperson? Hier gelten die E-Rechnungspflichten nicht. Eine klassische PDF-Rechnung ist weiterhin zulässig.

Technische Umsetzung

Beide Formate lassen sich mit geeigneter Software erstellen. Wichtig ist, dass die erzeugten Dateien gegen den offiziellen EN-16931-Validator geprüft werden, bevor sie verschickt werden. Validierungsfehler führen dazu, dass die Rechnung im Zielsystem des Empfängers abgelehnt wird.

Der Generator erstellt wahlweise ZUGFeRD-konforme PDFs mit eingebetteter XML-Datei, was für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen den direkten Einstieg in die E-Rechnung ohne zusätzliche Software ermöglicht.

Fazit

XRechnung und ZUGFeRD lösen dasselbe Problem auf unterschiedliche Weisen. XRechnung ist der Standard der öffentlichen Verwaltung, maschinell und ohne visuellen Anteil. ZUGFeRD ist der Hybrid-Standard für den B2B-Markt, der Mensch und Maschine gleichzeitig bedient. Wer beide Formate kennt, kann seine Rechnungsstellung rechtzeitig auf die Anforderungen ab 2025 ausrichten, ohne Zeit mit unnötigem Umrüsten zu verlieren.