Mahnung bei Zahlungsverzug: Offene Rechnungen professionell einfordern

Offene Rechnungen sind ein dauerhaftes Ärgernis für Selbständige und Unternehmen. Wer konsequent mahnt, reduziert die durchschnittliche Zahlungsdauer deutlich. Wer das Thema scheut, finanziert ungewollt seine Auftraggeber.

Wann entsteht Verzug?

Verzug entsteht nicht automatisch mit Ablauf des Zahlungsziels. Es kommt auf die Situation an:

Mit Zahlungsziel auf der Rechnung: Hat die Rechnung ein konkretes Zahlungsziel (“zahlbar bis 15.06.2026” oder “innerhalb von 14 Tagen”), gerät der Schuldner automatisch in Verzug, wenn er nicht bis zu diesem Datum zahlt. Eine Mahnung ist nicht nötig.

Ohne Zahlungsziel: Fehlt das Zahlungsziel, ist eine Mahnung erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Alternativ tritt Verzug im B2B-Bereich automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein, sofern der Schuldner Unternehmer ist und die Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt wurde.

Was muss eine Mahnung enthalten?

Eine Mahnung ist formlos. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben wie bei einer Rechnung. Dennoch sollte eine professionelle Mahnung mindestens enthalten:

• Bezeichnung als “Mahnung” oder “Zahlungserinnerung”
• Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
• Den noch offenen Betrag
• Eine neue, konkrete Zahlungsfrist (“bis zum 25.06.2026”)
• Bankverbindung oder Zahlungsdetails
• Ankündigung weiterer Schritte bei Nichtzahlung

Dreistufiges Mahnverfahren in der Praxis

Obwohl gesetzlich nicht verpflichtend, hat sich in der Praxis ein dreistufiges Verfahren bewährt:

Erste Mahnung (Zahlungserinnerung): Freundlicher Ton, Verweis auf die Rechnung, kurze Frist von 7 bis 10 Tagen. Viele Zahlungsausfälle sind schlichte Vergesslichkeit oder administrative Fehler beim Auftraggeber.

Zweite Mahnung: Sachlicherer Ton, Hinweis auf die bereits entstandenen Verzugszinsen und die gesetzliche Verzugskostenpauschale von 40 Euro. Frist von 5 bis 7 Tagen.

Dritte Mahnung (letzte Mahnung): Klare Ankündigung, dass nach Ablauf der Frist ein gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso eingeleitet wird. Keine Drohung, die man nicht bereit ist umzusetzen.

Verzugszinsen berechnen

Ab Verzugseintritt können Zinsen verlangt werden. Der gesetzliche Verzugszinssatz im B2B-Bereich beträgt 9 Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz der EZB. Der Basiszinssatz wird zum 1. Januar und 1. Juli jeden Jahres angepasst und liegt je nach Geldpolitik der EZB im positiven oder negativen Bereich.

Rechenbeispiel: Hauptforderung 2.500 Euro, Basiszinssatz 3,62 %, Verzugszinssatz also 12,62 % pro Jahr. Bei 45 Tagen Verzug: 2.500 x 0,1262 / 365 x 45 = rund 39 Euro Verzugszinsen. Dazu kommt die 40-Euro-Pauschale.

Gerichtliches Mahnverfahren

Führen die außergerichtlichen Mahnungen nicht zum Erfolg, ist das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO der nächste Schritt. Es läuft online über das Mahngericht und kostet deutlich weniger als eine Klage. Der Gläubiger beantragt einen Mahnbescheid. Widerspricht der Schuldner nicht innerhalb von zwei Wochen, kann ein Vollstreckungsbescheid erwirkt werden, der direkt zur Zwangsvollstreckung berechtigt.

Das Verfahren eignet sich vor allem für unbestrittene Forderungen. Bestreitet der Schuldner die Forderung, wird automatisch in ein streitiges Klageverfahren übergeleitet.

Inkasso als Alternative

Inkasso-Unternehmen übernehmen das Mahnwesen gegen eine Provision oder eine feste Gebühr. Für Einzelpositionen unter 500 Euro kann das wirtschaftlich sinnvoll sein, weil der eigene Zeitaufwand unverhältnismäßig wäre. Bei größeren Beträgen lohnt sich in der Regel der direkte Anwaltsweg.

Prävention durch klare Rechnungsstellung

Die beste Mahnung ist die, die man nicht schreiben muss. Klare Zahlungsziele auf jeder Rechnung, konsequentes Nachfassen nach sieben Tagen Überfälligkeit und eine saubere Kundenbuchhaltung reduzieren den Mahnaufwand erheblich. Wer seine Rechnungen mit dem Generator erstellt, kann Zahlungsziele bereits beim Rechnungsschreiben als Standardtext hinterlegen und spart sich spätere Korrekturen.