Aufbewahrungsfristen für Rechnungen: GoBD, 10 Jahre und was wirklich gilt

Wer Rechnungen ausstellt oder empfängt, ist gesetzlich verpflichtet, diese für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Welche Frist gilt, in welcher Form die Unterlagen vorliegen müssen und was passiert, wenn man dagegen verstößt, ist in der Abgabenordnung und in den GoBD geregelt.

Die wichtigste Frist: 10 Jahre

Rechnungen gehören zu den Buchführungsunterlagen, für die eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt. Diese Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2024 muss also bis mindestens 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden.

Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 AO. Dort sind als aufbewahrungspflichtige Unterlagen unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufgeführt.

Rechnungen fallen dabei klar in die Kategorie der Buchungsbelege und unterliegen der 10-Jahres-Frist. Eingehende und ausgehende Rechnungen gleichermaßen.

Was sind die GoBD?

GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Das klingt sperrig, ist aber im Kern ein Regelwerk, das beschreibt, wie digitale Buchführung aussehen muss, damit sie steuerlich anerkannt wird.

Die wichtigsten Anforderungen der GoBD für die Rechnungsarchivierung:

Unveränderbarkeit: Ein archiviertes Dokument darf nachträglich nicht verändert werden. Wird es doch geändert, muss das lückenlos protokolliert sein.

Vollständigkeit: Alle relevanten Dokumente müssen archiviert werden. Einzelne Rechnungen herauszunehmen ist nicht zulässig.

Ordnung: Die Unterlagen müssen systematisch geordnet sein, so dass ein Dritter, beispielsweise ein Betriebsprüfer, sie innerhalb angemessener Zeit findet.

Maschinelle Auswertbarkeit: Digitale Dokumente müssen nicht nur lesbar, sondern grundsätzlich auch maschinell auswertbar sein. Für einfache PDF-Rechnungen genügt in der Praxis eine geordnete und unveränderliche Ablage.

Papierbelegdigitalisierung und digitale Archivierung

Wer Papierrechnungen scannt und digital aufbewahrt, muss sicherstellen, dass das Originaldokument bildlich mit dem Scan übereinstimmt. Das Scanverfahren muss dokumentiert sein. Ob das Original danach vernichtet werden darf, hängt vom Einzelfall ab. Bei Rechnungen ohne handelsrechtliche Sonderbedeutung ist das in der Regel möglich, sofern die GoBD-Anforderungen erfüllt sind.

Digitale Rechnungen, also Dokumente, die von vornherein nur in elektronischer Form existieren, müssen auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein ausgedruckter Scan einer digitalen Rechnung erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Fristbeginn und Lauf der Aufbewahrungsfrist

Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. “Entstanden” bedeutet bei Rechnungen: das Ausstellungsdatum der Rechnung. Nicht der Zahlungseingang, nicht das Buchungsdatum.

Zu beachten: Wenn eine Rechnung Gegenstand eines laufenden Rechtsstreits, einer Betriebsprüfung oder eines anderen behördlichen Verfahrens ist, darf sie nicht vernichtet werden, auch wenn die Frist abgelaufen ist. Die Aufbewahrungspflicht verlängert sich bis zum Abschluss des Verfahrens.

Konsequenzen bei Verstößen

Wer Rechnungen vor Ablauf der Frist vernichtet oder nicht auffindbar aufbewahrt, riskiert im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Das Finanzamt kann dann die Umsätze oder Gewinne nach oben schätzen, wenn die Belege fehlen. In schwerwiegenden Fällen kann Steuerhinterziehung im Raum stehen, wenn der Verdacht besteht, dass Belege absichtlich vernichtet wurden.

Digitale Archivierungslösungen

Für Einzelunternehmer und kleine Betriebe reicht oft eine strukturierte Ordnerablage auf einem zuverlässigen Cloud-Speicher mit regelmäßigen Backups. Wichtig ist dabei:

• Ordnerstruktur nach Jahr und Monat
• Dateinamen mit Datum und Rechnungsnummer
• Regelmäßige Sicherung auf ein zweites Medium
• Keine nachträgliche Bearbeitung der archivierten Dateien

Wer mit dem Generator Rechnungen erstellt, kann das erzeugte PDF direkt mit einem standardisierten Dateinamen speichern. Eine konsistente Ablagestruktur von Anfang an spart bei späteren Prüfungen erheblichen Aufwand.

Überblick der Fristen

| Dokument | Frist | | Rechnungen (ein- und ausgehend) | 10 Jahre | | Handelsbriefe (Angebote, Auftragsbestätigungen) | 6 Jahre | | Kontoauszüge, Verträge | 10 Jahre | | Lohnunterlagen | 6 Jahre (steuerlich) | | Bauleistungsrechnungen für Privatpersonen | 2 Jahre |

Die zuverlässige Einhaltung dieser Fristen ist kein bürokratischer Selbstzweck. Im Streitfall sind vollständige Belege oft das einzige Mittel, um gegenüber Finanzamt, Auftraggeber oder Gericht den eigenen Standpunkt zu belegen.